Prenotazione tavoli online: telefono, WhatsApp e sito in un solo plan di sala

Il sabato sera le prenotazioni arrivano da tre parti: il telefono che squilla durante il servizio, i messaggi WhatsApp letti a mezzanotte e chi scrive dal sito. Se finiscono su un'agenda di carta, un post-it e la memoria del titolare, prima o poi lo stesso tavolo va a due famiglie, oppure resta vuoto perché nessuno ha segnato la disdetta. La prenotazione tavoli online per un ristorante non è solo il modulo sul sito: serve un unico plan dove tutte le prenotazioni, da qualsiasi parte arrivino, si vedono tavolo per tavolo. Unico Menu mette insieme le due cose, senza commissioni per coperto.

Perché i tavoli finiscono doppi o vuoti

Il problema non è il numero di prenotazioni. È che stanno in posti diversi.

• Ogni canale ha il suo quaderno. Il telefono va sull'agenda, WhatsApp resta nella chat, il portale ha il suo pannello. Nessuno vede il totale dei coperti.
• Il tavolo si decide a voce. «Ti metto in veranda» detto al telefono non lo sa il cameriere che apre la sala.
• I gruppi uniscono i tavoli. Una tavolata da otto occupa due tavoli da quattro, ma sull'agenda è una riga sola.
• I no-show non lasciano traccia. Chi non si presenta a luglio richiama ad agosto, e nessuno se lo ricorda.
• I portali costano a coperto. Comodi per farsi trovare, ma ogni prenotazione che arriva da lì paga una commissione.

Come lo risolve Unico Menu

1. Modulo sul sito del locale. Il mini-sito del ristorante ha una pagina Prenotazioni: il cliente indica nome, telefono, email, data, orario, numero di persone e note su allergie o esigenze. Gli orari proposti sono a mezz'ora, a pranzo e a cena.
2. Email al locale. Ogni richiesta arriva alla casella del locale con l'indirizzo del cliente già pronto per la risposta, e compare subito nel plan con origine «Sito web».
3. Plan prenotazioni del giorno. Una pagina per giorno, con frecce per spostarti e il totale di prenotazioni e coperti. I tavoli sono raggruppati per zona: sala, veranda, dehors, come li hai chiamati tu.
4. Tavoli assegnati e uniti. Le prenotazioni senza tavolo stanno nel riquadro «Da assegnare». Puoi assegnare più tavoli alla stessa prenotazione: la tavolata compare sotto ciascuno, con il segno dei tavoli uniti.
5. Coperti contro posti. Ogni tavolo mostra i coperti prenotati rispetto ai posti; se li superi il numero diventa rosso.
6. Stati della serata. Ogni prenotazione passa da Confermata ad Arrivata, poi Completata, oppure No-show o Annullata. Annullate e no-show escono dal conteggio dei coperti.

Tavoli e zone sono gli stessi che usi per i QR sui tavoli e per le comande: li configuri una volta sola.

Esempio: un sabato sera con due zone

Un ristorante di esempio con due zone. Sala: tavoli T1-T6 da 4 posti. Veranda: tavoli V1-V4 da 2 posti. Nomi, orari e numeri sono inventati per mostrare il funzionamento.

In alto il plan segna 6 prenotazioni e 27 coperti. Alle 20:10 arriva la tavolata da otto: il cameriere apre la prenotazione dal tavolo T1 e la segna «Arrivata / Seduti». La richiesta delle 21:30 la chiudi richiamando il cliente e mettendolo su T5 e T6 uniti.

Come gestire il no-show

Alle 21:00 la coppia del V2 non si è presentata. Ecco cosa fai:

• segni la prenotazione come No-show: esce dal conteggio, il V2 torna libero e lo dai a chi è in attesa;
• nell'elenco Prenotazioni filtri per stato No-show, o cerchi il numero di telefono, e ritrovi chi non si è presentato in passato;
• alla prossima richiesta dallo stesso numero decidi tu se chiamare il giorno prima per conferma.

Non c'è una caparra automatica né un promemoria al cliente: il controllo resta nelle tue mani, con i dati in un posto solo.

Per chi è

Unico Menu è adatto se gestisci un ristorante, una trattoria o il ristorante di un hotel con sala e dehors, ricevi prenotazioni da telefono, WhatsApp e sito, e vuoi vedere in un'unica schermata come si riempiono i tavoli. È utile soprattutto se usi già Unico Menu per il menu QR o le comande, perché tavoli e zone sono gli stessi.

Non è la scelta giusta se:

• vuoi che il cliente riceva in automatico una email o un messaggio di conferma: oggi la conferma la dai tu, rispondendo o chiamando;
• ti serve una caparra o la carta di credito a garanzia della prenotazione: non è prevista;
• vuoi che il sito chiuda da solo gli orari pieni in base alla capienza: il modulo raccoglie la richiesta, il controllo lo fai nel plan;
• vivi soprattutto di prenotazioni da portali e ti serve che si sincronizzino da sole: le prenotazioni dei portali vanno inserite a mano.

Prenotazioni a confronto: agenda, portali e Unico Menu

Il portale porta clienti nuovi, l'agenda non costa nulla. Unico Menu sta in mezzo: niente commissioni e tutte le prenotazioni in un plan, ma i clienti devi portarli tu sul tuo sito.

Domande frequenti

Il cliente riceve una email di conferma della prenotazione?

No, oggi no. Il cliente vede a schermo il messaggio di richiesta inviata e sa che il locale lo ricontatterà. La email arriva al locale, con l'indirizzo del cliente già impostato come destinatario della risposta: rispondi dalla tua casella o lo chiami al numero lasciato nel modulo. Se ti serve la conferma automatica, Unico Menu oggi non la fa.

Si paga una commissione per ogni coperto prenotato?

No. Il modulo di prenotazione sta sul sito del tuo locale, non su un portale: non ci sono commissioni per prenotazione o per coperto. Il costo di Unico Menu dipende da sedi e funzioni; lo vediamo insieme nella demo. Per gli importi indicativi c'è anche la pagina prezzi.

Posso chiedere una caparra o la carta a garanzia contro i no-show?

No. Unico Menu non incassa caparre e non chiede la carta di credito a garanzia, perché non gestisce pagamenti online con carta. Contro i no-show puoi segnare la prenotazione come No-show, ritrovare dal telefono i clienti che non si sono presentati e decidere tu se richiamare per conferma le prenotazioni più grandi.

Il modulo online controlla se ci sono ancora tavoli liberi?

No. Il modulo raccoglie la richiesta con data, orario, persone e contatti e la mette nel plan, ma non blocca gli orari pieni. Il controllo lo fai tu nel plan prenotazioni, dove vedi i coperti per tavolo rispetto ai posti. Per questo conviene richiamare o rispondere al cliente prima di considerare la prenotazione chiusa.

Le prenotazioni prese al telefono finiscono nello stesso plan?

Sì. Dal plan premi il più su un tavolo libero e si apre la prenotazione con data e tavolo già compilati: bastano orario e numero di persone, il nome è facoltativo. Per ogni prenotazione indichi l'origine, cioè telefono, WhatsApp, sito web o inserita a mano, così a fine stagione sai da dove arrivano.

Inizia

Il modo più rapido per capire se fa per il tuo locale è vedere il plan con le tue zone e i tuoi tavoli. Richiedi una demo: configuriamo insieme sala, veranda e tavoli e proviamo una serata tipo.

Approfondisci: tutte le funzionalità, ordini al tavolo con QR, menu digitale con QR code, gestionale per ristorante con HACCP integrato. Tutte le guide sono in Soluzioni.