Scheda non conformità HACCP: modello ed esempi già compilati

Il frigo dei latticini segna 7 °C alle 11, una vaschetta di ricotta è scaduta da due giorni, sotto il lavello ci sono escrementi di topo. Il controllo l'hai fatto, il problema l'hai trovato: adesso serve la scheda non conformità HACCP, cioè la prova scritta di cosa è successo, cosa hai fatto e come hai verificato che non si ripeta. Su questa pagina trovi il modello con i campi che servono e quattro esempi già compilati, da copiare nel tuo registro. In fondo vedi come Unico Menu apre la non conformità da sola quando una misurazione va fuori range.

Perché la non conformità resta sul quaderno, o non resta affatto

Quasi tutti i ristoranti un modulo per le non conformità ce l'hanno: è nel manuale HACCP, stampato dal consulente. Il problema è come si usa durante il servizio.

• Il problema si risolve, la scheda no. Il cuoco butta il prodotto e sposta la merce nell'altro frigo. Ha fatto la cosa giusta, ma non resta traccia e al controllo sembra che non sia mai successo niente.
• Si scrive solo il fatto. «Frigo a 7 gradi». Mancano la causa, la decisione sul prodotto e la verifica: proprio le parti che un ispettore dell'ASL legge.
• Nessuno chiude. L'azione correttiva c'è, ma nessuno controlla il giorno dopo se il frigo tiene la temperatura. La scheda resta aperta per sempre, o viene chiusa senza verifica.
• Le derive non si vedono. Tre letture a 5 °C in un giorno non superano il limite, ma dicono che la guarnizione sta cedendo. Sul foglio passano inosservate.

Come lo risolve Unico Menu

In Unico Menu la non conformità non è un foglio a parte: è collegata ai controlli che la generano e alle azioni che la chiudono.

1. Imposti i limiti una volta. Per ogni punto di controllo, per esempio «Frigo latticini», scegli valore minimo, massimo e una soglia di attenzione. Sono i limiti del tuo piano, non valori decisi dal programma.
2. La misurazione critica apre la non conformità da sola. Quando qualcuno registra un valore oltre i limiti, dal pannello o dal QR sul frigo, Unico Menu crea una non conformità di gravità alta con codice, valore letto, limiti e ora già scritti nella descrizione. Titolare, collaboratori e responsabile HACCP ricevono l'avviso nel pannello.
3. Le letture di attenzione ripetute aprono una non conformità media. Ogni ora Unico Menu controlla i punti di controllo: se le ultime letture, di default tre, sono tutte in zona di attenzione entro la finestra scelta, di default 24 ore, apre una non conformità di «deriva». Non ne apre una seconda se quella di deriva sullo stesso punto è ancora aperta.
4. Le altre le apri tu in pochi campi. Codice, gravità (bassa, media, alta, critica), origine (misurazione, pulizia, ricezione merce, lotto, audit, formazione, infestanti, guasto attrezzatura, reclamo cliente o segnalazione manuale), titolo, descrizione e data. Nella scheda aggiungi l'analisi della causa e la foto.
5. Colleghi una o più azioni correttive. Per ognuna: cosa fare, risultato atteso, scadenza, data di completamento ed efficacia: da verificare, efficace, parziale o inefficace, con la nota su come l'hai verificata.
6. Chiudi e ritrovi tutto. La non conformità passa da aperta a in gestione, risolta, chiusa o rifiutata. Le aperte compaiono nel cruscotto HACCP e nella bacheca delle attività, ogni modifica resta nello storico e il 2 del mese finiscono nel dossier mensile in PDF da firmare.

Una regola utile: una misurazione già firmata non si modifica più. Se era sbagliata, non la correggi: apri una non conformità che lo spiega.

Quattro esempi di scheda non conformità compilata

Gli esempi usano i campi di una scheda completa. Valori, nomi e limiti sono di esempio: i limiti veri sono quelli del tuo piano di autocontrollo.

1. Frigo fuori temperatura

2. Prodotto scaduto in cella

3. Tracce di infestanti

4. Pulizia non eseguita

Se l'efficacia risulta parziale o inefficace, non chiudere: aggiungi una seconda azione correttiva alla stessa non conformità.

Per chi è

Unico Menu fa per te se sei lo chef o il responsabile HACCP di un ristorante, una pizzeria, un bar o una cucina d'hotel e vuoi che le non conformità nascano dai controlli di tutti i giorni e non da un modulo che nessuno trova. Funziona anche con più locali, ognuno con il suo registro.

Non è la scelta giusta se:

• cerchi il monitoraggio automatico dei frigoriferi con sonde: le temperature in Unico Menu le registra una persona;
• ti basta un modulo da stampare e lo compili già con costanza;
• vuoi solo il registro HACCP e nessun'altra funzione: Unico Menu nasce come piattaforma completa per il locale, con menu, ordini e prenotazioni.

Scheda di carta, foglio Excel o Unico Menu

Il modulo di carta va bene se in cucina c'è una persona sola e molto ordinata. Quando i controlli li fanno in tanti, su più turni, conta che la scheda si apra da sola.

Domande frequenti

Che differenza c'è tra non conformità e azione correttiva?

La non conformità è il fatto: un controllo che non rispetta lo standard del tuo piano, per esempio il frigo a 7 °C o una confezione scaduta in cella. L'azione correttiva è quello che fai per rimediare e per evitare che si ripeta: scartare il prodotto, chiamare il tecnico, rifare la formazione. Una non conformità può richiedere più azioni, e ognuna va verificata.

Ogni lettura fuori range va registrata come non conformità?

Una lettura oltre i limiti critici del tuo piano sì, perché richiede una decisione sul prodotto. Una lettura solo vicina al limite, per esempio subito dopo un carico di merce, di solito no. In Unico Menu la prima apre una non conformità da sola, mentre per le letture di attenzione scatta solo quando si ripetono di fila nella finestra di ore che hai scelto.

Quanto tempo devo conservare le schede di non conformità?

Il tempo di conservazione lo fissa il tuo piano di autocontrollo e conviene concordarlo con il consulente HACCP. In Unico Menu le non conformità non scadono e restano nel registro, con lo storico delle modifiche. Ogni mese finiscono anche nel dossier in PDF, quindi le ritrovi divise per mese quando arriva un controllo.

Chi deve compilare la scheda non conformità?

La compila chi rileva il problema, anche un cuoco o un barista, e la chiude il responsabile HACCP dopo aver verificato che l'azione correttiva ha funzionato. In Unico Menu chi rileva apre la non conformità dal telefono o dal computer. Titolare, collaboratori e responsabile HACCP ricevono l'avviso nel pannello quando la non conformità parte da una misurazione.

Unico Menu misura da solo la temperatura dei frigoriferi?

No. Unico Menu non usa sonde o sensori wireless: la temperatura la legge una persona e la scrive, dal pannello oppure dal telefono inquadrando l'etichetta QR attaccata al frigo, senza bisogno di accedere. Alla misurazione puoi allegare la foto del termometro come prova. Il confronto con i limiti e l'apertura della non conformità, invece, sono automatici, con l'avviso nel pannello ai responsabili.

Inizia

Il modo più rapido per capire se fa per la tua cucina è vedere una non conformità aprirsi da una misurazione vera. Richiedi una demo: impostiamo insieme i punti di controllo e i limiti del tuo piano.

Approfondisci: HACCP, registro temperature, registro pulizie, manuale e piano di autocontrollo, HACCP digitale. Tutte le guide sono in Soluzioni.